Requisitos legales que llenar antes de contratar empleados

What do you think about it? Two smiling young women discussing something while sitting at working place

Publicado: 15 de junio del 2018

Revisado: 24 de julio del 2018

Escrito por Kelly Spors

The Hartfod Small Biz Ahea

Su negocio puede estar listo para contratar su primer empleado, ¿pero ha tomado todos los pasos necesarios para ser un empleador legal?

Antes de tomar la decisión de conseguir un nuevo empleado para su negocio, hay varios pasos requeridos de parte del gobierno federal y estatal que tomar antes de contratar a alguien.

Aquí hay 10 requisitos legales que cada empleado debe tomar antes de contratar a alguien:

1.       Aplicar por un EIN

Cada empleado – incluso si solo tiene un trabajador- esta requerido de tener un numero federal de empleado identificador (EIN) que sirve como el número de identificación de impuestos para el negocio. El IRS ofrece varios métodos para aplicar: La forma más rápida y preferida para aplicar es llenar la aplicación de Internet, que permite que reciba su EIN inmediatamente.

Pero usted también puede aplicar por teléfono, correo postal o fax. Lo único que necesita para aplicar es el número de contribuyente, como su número de seguro social, del oficial principal o dueño de compañía e información básica de la compañía, como si incorporada.

2.       Regístrese con la oficina de desempleo del estado.

Por cada empleado que contrate, incluso el primero, va necesita que pagar impuestos de desempleo al estado. Generalmente requiere registrarse con la oficina del estado que supervisa el seguro de desempleo y luego reportar las ganancias cada 3 meses por empleado al igual que los pagos requeridos. Los impuestos típicamente pueden pagarse electrónicamente.

Cada estado tiene sus propias leyes y fecha de plazo para los pagos, entonces es importante familiarizase con las reglas de su estado. Cada estado ahora tiene recursos en línea para informar a los empleadores los requisitos de seguro de desempleo. Haga una búsqueda en Google de “seguro de desempleo”, “empleador” y el nombre de su estado para encontrar el sitio con información de su estado.

3.       Verifique la elegibilidad de cada futuro trabajador.

Antes de que contrate alguien, necesita que verificar que son quien dicen ser, y que legalmente pueden trabajar en Estados Unidos. Esto es hecho por medio de llegar el Formulario I-9 de servicios de inmigración y ciudadanía de E.U con el nuevo trabajador después que hayan aceptado la oferta de trabajo.

Junto con llenar el nuevo formulario, el nuevo empleado tiene que proveer y el documento original (como el pasaporte de E.U.) o documentos (como la licencia de conducir del estado y la tarjeta de seguro social) que pruebe su identidad y estatus legal para trabajar en E.U. Va necesita que examinar los documentos para autenticidad (y quizás saquearle una fotocopia). El Formulario I-9 tiene que ser completado dentro de 3 días del primer día de trabajo del trabajador.

No necesita que entregar el formulario del I-9s con USCIS, pero si va a necesitar que guardarlo por 3 años después de contratar a la persona (o un año después de que termine su trabajo (el que venga después). Es mejor de guardar todos los I-9s en un folder que solo tengan accesos algunos cuantos, de recursos humanos, de acuerdo a la administración de sociedad de recursos humanos. Va a necesitar que reproducir los I-9s si llama la Aduana de Inmigración y Control (ICE).

4.       Mire las reglas de seguro de compensación del trabajador del estado y obtenga cobertura.

La mayoría de los estados requieren que empleadores tengan cobertura de compensación al trabajador en caso de que un empleado se lastime, aunque algunos trabajadores pequeños son exentos. Es importante saber las leyes particulares del estado y obtener la cobertura requerida. Este base de datos le da un resumen breve de reglas de cada estada de compensación del trabajado con links al sitio aplicable de cada estado donde puede encontrar más información detallada.

5.       Reportes nuevos empleados al registro estatal.

Para creer mantener archivos de empleados – como nombres completos, información de contacto y numero de seguro social-para propósitos de administración. Pero también es requerido colectar información por ley.

Leyes federales requieren que empleadores reporten información básica de nuevos trabajadores dentro de 20 días de ser contratado al estado donde trabaja. (Algunos estados tiene fecha de plazo mas cortos.) Esta información es puesta dentro de Nuevos Trabajadores en el Directorio Nacional que es usado para localizar y guardar ingresos de personas que deben manutención de los hijos.

La información requerida incluye el nombre completo del trabajador, dirección y seguro social, su EIN, dirección y fecha de contrato del trabajador. La mayoría de los empleados coleccionan esta información por medio de un formulario que cada nuevo trabajador debe llenar. (Lea ocho sugerencias para crear un formulario para conseguir información del trabajador.)

6.       Crea un sistema de nominación de sueldo y retención de impuestos.

Va a necesitar retención de impuestos federales y estatales, así como impuestos federales de seguro social y nominación de sueldo de Medicare, de cada cheque de trabajador. Un proveedor de buena reputación puede hacer todo esto fácil para usted por medio de proveer una solución donde solo puede insertar la información de compensación, deducción de beneficios y retención de impuestos de cada trabajador en el sistema y automáticamente crea cheques regulares (de papel o electrónicamente) para usted mientras deduzca la cantidad correcta de retención de impuestos para cada periodo de pago.

Muchos proveedores de nominación de sueldo también incluyen servicios extras como recursos humanos. Asegurase de revisar completamente todas sus opciones y encontrar un asesor de nómina que cumpla todos sus requisitos al precio correcto. Va a querer encontrar un proveedor de nominación de sueldo que también tengan un fuerte servicio al cliente y ayude por si se encuentre con problemas y tiene preguntas. 

7.       Asegúrese de que todos sus empleados llenen un formulario W-4.

Antes de que comience a pagarle un trabajado, usted necesita saber cuántas concesiones tiene para detener los impuestos. Entre más concesiones que el trabajador tome, la menor cantidad de impuestos que se le quitara de sus cheques.

Otra vez, proveedores de nominación de sueldo típicamente provee un formulario de W-4 y es más fácil meter la información al sistema. Solo tiene que asegurarse de que cada nuevo trabajador lo llene y someterlo. También puede bajar el formulario W-4 del sitio de IRS.gov.

8.       Obtener y publica avisos de empleados.

Hay un sinfín de leyes labores federales que exige que empleados publiquen los requisitos en lugares conspicuos del lugar de trabajo para que los trabajadores entiendan sus derechos bajo la ley. Por ejemplo, es muy probable que tendrá que mostrar un cartel sobre Ley de Normas Laborales Justas y sus leyes estableciendo salario mínimo, leyes sobre pago por tiempo extra, restricción de trabajo infantil, protección de madre lactantes y más.

Lo que tiene que mostrar depende de factores como el tamaño y la naturaleza de su trabajo, en que estado esta, si tiene contractos federal o empleados discapacitados o trabajadores extranjeros, y más. El Departamento laboral de E.U. tiene un cartel (FirstStep Poster Advisor) que lo guiara a través de una seria de preguntas y luego provee PDFs del cartel que necesitara que mostrar.

También tome en cuenta que estados tienen requisitos propios para mostrar sus carteles. Es lógico contactar el departamento laboral de su estado para guía. El departamento laboral de E.U. mantiene una lista de contactos de oficinas laboral del estado.  

9.       Cumplir con las normas de OSHA.

Contratar trabajadores también significa que tiene que cumplir con la Administración Federal de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) y sus reglas, que se remontan a la Ley de Seguridad y Salud Ocupacional de 1970.

Leyes de OSHA cubren una variedad de condiciones laborales. Piense en tener herramientas y equipo de seguridad, uso seguro y mantenimiento de equipo, manejo seguro de químicos peligrosos y mucho más.

Va a necesitar que usar códigos, carteles, etiquetas y anuncios para advertir a sus trabajadores de peligros, e igual proveer entrenamiento y exámenes médicos. El cartel de OSHA, o el equivalente de nivel estatal, deben estar en un lugar prominente de lugar de trabajo.

10.   Establecer los beneficios necesarios para los empleados.

Negocios pequeños con menos de 50 empleados equivalentes de tiempo completo (FTE) son exento del mandato de Affordable Care Act (ACA) que requiere negocios mas grandes proveer seguro médico a sus empleados o pagar una multa anual. Esto dicho, el gobierno federal ofrece incentivos a negocios pequeños que ofrecen seguro.

Empleador con menos de 50 FTE empleados pueden obtener seguro para sus trabajadores mediante el programa de opciones de salud para negocios pequeños. Aquellos con menos de 25 empleados de FTE pueden calificar para créditos de impuestos con el valor de hasta el 50% del costo de seguro médico.

Dependiendo de la industria y el mercado, ofrecer seguro médico a los empleados puede ser una estrategia inteligente y competitiva incluso si la ley no lo requiere. Varios estados también están en proceso de promulgar regulaciones que requerirán que los empleadores no les ofrezcan a sus empleados un plan de jubilación estándar, como un plan 401(k) o una pensión, un plan de jubilación patrocinado por el estado.

Por ejemplo, California esta introduciendo gradualmente las reglas que requieren que los empleadores con 5 o más empleados realicen automáticamente las deducciones de la nomina IRA para cada empleado a través de su Programa CalSavers u ofrezcan un plan de jubilación patrocinado por el empleador.

Cubrir sus Bases

Aunque estos son los pasos principales que el empleador debe tomar por requisito de ley federal o estatal, hay otras cosas inteligentes que hacer antes de contratar a trabajadores. Esto incluye escribir un manual para empleados, para que no haya ninguna cuestión sobre reglas o protocolos para empleados (incluso para el primer trabajador), y crear un archivo personal para cada trabajador.

Mientras que mantener los archivos personales no es técnicamente requerido por ley, lo protege si es demandado por un empleado. También lo hace fácil encontrar información de relevante sobre un trabajador, incluyendo su información básica, historial de trabajo o evaluaciones, e información de inscripción de beneficios e historial de lesión en el trabajo.

Registros médicos, cualquier acción disciplinaria tomada en contra del empleado, e formularios I-9s deben mantenerse fuera del archivo personal. (Nolo ofrece consejos en que debe – y no debe- estar en un archivo personal). Mientras cree archivos personales, es importante tener un sistema organizado y consistente para mantener esos archivos. Por ejemplo, va a necesitar limitar quien puede tener acceso a esos archivos a supervisar a los empleados. Estados también tiene varias reglas para cuanto acceso los empleadores le pueden dar a sus empleados para sus archivos personales, si lo piden.

Antes de que contratar a alguien, es esencial que revise completamente todos los pasos requeridos para no exponerse problemas legales. El proveedor de nómina de sueldo que use puede ayudarle con varios pasos, dependiendo del nivel de servicio que escoja.

Una vez que tenga su procedimiento en lugar, agregar nuevos empleados debería ser más fácil y rápido. Lo que toma mas tiempo preparase.

https://sba.thehartford.com/hiring/hiring-laws/?cmp=EMC-SC-SBA-36096419

Adriana Cuevas